Fallstudie · 2025
Bestellungen, Rezepturen, Chargen und Bestand in einer Base
Eine Brennerei mit Abläufen, die typisch für ihre Branche und ihren Standort sind, verwaltete Bestellungen, Rezepturen und Bestand an Orten, die nicht miteinander verbunden waren. Ich habe das Airtable-System gebaut, das all das verbindet, mit geführten Formularen für die tägliche Arbeit.
Das Problem
Bestellungen, Rezepturen, Rohstoffe, Produktion und Bestand lagen in Tabellen, auf Papier und in getrennten Tools,
also setzte das Team das Gesamtbild von Hand zusammen.
Das Ziel
Zuerst eine Datenbank für Kunden, Produkte, Verkäufe, Rohstoffe und Produktion,
mit Formularen, in denen das Team arbeitet, statt direkt in der Datenbank.
Das System selbst bleibt auf Englisch, während das Team auf Französisch arbeitet.
Der Umfang
- 01Produkte, Rezepturen und Stücklisten
- 02Bestellungen mit Positionen, Rabatten, Versand und offenen Beträgen
- 03Bestand an jedem Standort, einschließlich Kommissionsware bei Partnern
- 04Produktionschargen, verknüpft mit Rezepturen und Bestellungen
- 05Geführte Formulare für Bestellungen, Produktion, Lagerbewegungen und Kunden
- 06Lieferscheine und Rechnungen, erstellt aus dem Bestelldatensatz
- 07Bestandsabgleich mit dem Onlineshop und Kontaktabgleich mit dem E-Mail-Tool
- 08Zahlungszuordnung und Verkaufsauswertung nach Zeitraum
Wichtige Entscheidungen
- 01Getrennte Formulare zum Anlegen und zum Aktualisieren von Datensätzen, mit bereits eingetragenen vorhandenen Daten.
- 02Eine vollständige Bestellung mit mehreren Positionen wird über ein Formular erfasst und bleibt bearbeitbar, ohne dass jemand die Datenbank öffnen muss.
- 03Die Auswahl in jedem Formular ist auf den jeweiligen Schritt gefiltert, sodass das Team nur sieht, was zutrifft.
- 04Jede Umlagerung zwischen Standorten wird auf beiden Seiten gebucht, damit der Bestand an jedem Standort stimmt.
- 05Kontakte werden über eine gespeicherte ID mit dem E-Mail-Tool abgeglichen, und jeder Fehler wird in den Datensatz zurückgeschrieben.
„Unsere Ausgangslage ist komplex: ein mehrsprachiges Team, viele Artikel und ungewöhnliche Geschäftsprozesse, die typisch für unsere Branche und unseren Standort sind. Von Anfang an hat er immer genau zugehört und sich die Zeit genommen, unsere Anforderungen zu verstehen.“
Terah DeJong · Inhaber, Vinqueur · aus dem Englischen übersetzt
Nach dem Start
Das Team nutzte die Formulare in seiner täglichen Arbeit.
Spätere Runden brachten die Dokumenterstellung, den Abgleich mit Shop und E-Mail-Tool, die Zahlungszuordnung, die Verkaufsauswertung und einen Rechner für Cocktail-Batches.